GESTÃO DOCUMENTAL

Organização da documentação acumulada de instituições e adoção de métodos e ferramentas que possibilitem a disponibilização e o acesso à informação contida nessa massa documental com vistas a atender a necessidade da instituição.

GESTÃO DOCUMENTAL PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

A Organização da documentação acumulada de instituições e adoção de métodos e ferramentas que possibilitem a disponibilização e o acesso à informação contida nessa massa documental com vistas a atender a necessidade da instituição e da transparência dos recursos finaceiros, de bens e/ou serviços.

Utilizamos REDES DE INFORMAÇÃO como tecnologias, de forma pedagógica, nossas ações caminham no sentido de criar, estimular e fomentar redes que: facilitem o acesso à informação, dêem visibilidade às nossas ações. Ao compartilhar recursos, serviços e informação as redes estimulam e ampliam o uso de práticas colaborativas e participativas que colaboram para a construção de uma sociedade democrática.

Na nossa proposta de trabalho, o acompanhamento da gestão documental é feito sob o viés da prestação de contas. Portanto, a gestão documental é realizada desde o início do projeto com o objetivo de implantar um método de trabalho capacitando e orientando a equipe interna (administrativo-financeiro) do projeto.

Esta gestão é realizada pelo acompanhamento e orientação por meio de: Relatório de Cumprimento do Objeto; Relatório de Execução Físico-financeira; Relação de pagamentos efetuados; Relação de bens adquiridos; Conciliação bancária – (Tarifas bancárias e lançamentos); Relação da Execução da Receita e da Despesa; Documentos bancários – abertura, encerramento, comprovante de depósito de contrapartida, extratos bancário e da aplicação financeira, talonários inutilizados, cheques cancelados, recolhimento de saldo; xerox dos documentos fiscais ; cópia do contratos realizados.

• Comprovantes De Despesas - Daremos toda orientação quanto à forma de emissão de todos os comprovantes de despesa (Nota Fiscal, Fatura ) e a forma como devem ser lançados, inclusive quanto a datas de emissão e correlação com os contratos e demais documentos correlatos.

• Reembolso e/ou Aquisição de Passagens Terrestres / Aéreas, Alimentação e Hospedagens – Orientação sobre a documentação e lançamento dos procedimentos referentes a reembolso de despesas com evento/reunião/viagem/estadia/passagem terrestre/aérea, conforme previamente definido em rubricas no Plano de Trabalho.

• Mapa de apuração cotação - MENOR PREÇO: Orientação para os casos em que for dispensável, possibilitando o melhor aproveitamento dos recursos no interesse do alcance dos objetivos do projeto;

PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL / PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

Toda gestão documental é realizada durante a vigência do convênio com o objetivo da entrega da prestação de contas como já foi esclarecido, cabendo aqui somente informar que trabalhamos com tabelas de checagem de cada uma das etapas, de cada um dos documentos, de sorte que ao final os procedimentos sejam quase que automáticos.

A prestação de contas exige a realização das seguintes atividades:

i. Montagem de planilhas conforme Planos de trabalhos aprovados e/ou contratos estabelecidos com a contratante;

ii. Reunião dos extratos bancários, desde a data de recebimento dos recursos até a última despesa realizada;

iii. Reunião de todos os documentos de despesas na ordem própria para efeito de elaboração do Relatório de Pagamento;

iv. Obtenção de cópia legível de toda a documentação fiscal

v. Verificação dos documentos de despesas no Relatório de Relação de Pagamentos;

vi. Verificação dos bens adquiridos na execução do Projeto, no Relatório de Relação de bens;

vii. Conciliação dos pagamentos com o extrato bancário no Relatório de Conciliação Bancária;

viii. Preenchimento dos Relatórios de Cumprimento de Objeto e de Execução Físico-Financeira;

ix. Inclusão da Guia de Recolhimento do saldo não utilizado;

x. Preenchimento dos demais Relatórios;

xi. Entrega de todos os Relatórios, conforme o regime jurídico do Concedente.

Importante destacar ainda que, a assessoria jurídica e a assessoria em prestação de contas trabalham em consonância, formando uma equipe coesa que pratica como rotina a realização de:

i. Reuniões periódicas de análise e procedimentos;

ii. Checagem da documentação envolvida;

iii. Reuniões com Coordenadores dos projetos para analisar as demandas solicitadas;

iv. Manutenção da confidencialidade dos assuntos tratados;